5 Bí kíp Quản lý thời gian hiệu quả khi làm Freelancer

Việc tận dụng hiệu quả khoảng thời gian “rảnh rỗi” này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Làm việc tại nhà rất dễ khiến bạn sa đà vào việc xem TV hay lướt mạng xã hội. Bên cạnh đó, môi trường gia đình có thể mang đến nhiều yếu tố gây xao nhãng, khiến bạn liên tục bị gián đoạn trong quá trình làm việc. Để bảo vệ năng suất và nâng cao hiệu quả, bạn nên áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian phù hợp. 

Trong bài viết này, cùng TechWorks khám phá các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả dành riêng cho freelancer. Bạn có thể áp dụng để tối ưu hóa năng suất và tận dụng tối đa khoảng thời gian làm việc tự do của mình.

Lên lịch trình làm việc hàng ngày một cách hiệu quả

Dù nghe có vẻ đơn giản, việc thiết lập lịch trình hàng ngày và tuân thủ một thói quen cố định lại cực kỳ quan trọng đối với các freelancer. Trước tiên, bạn cần xác định khung thời gian mà mình làm việc hiệu quả nhất. 

Một trong những lợi thế lớn của công việc tự do là bạn không còn bị bó buộc vào khung giờ hành chính 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều nữa. Vì vậy, hãy tìm ra thời điểm bạn tập trung cao độ nhất – có thể là vào sáng sớm hoặc đêm muộn. Hãy thử nghiệm cho đến khi bạn nhận ra đâu là khung giờ phù hợp nhất với mình.

Bước tiếp theo là xây dựng lịch làm việc dựa trên khung giờ đã chọn. Điều này giúp bạn tránh được việc nhảy giữa nhiều đầu việc mà không có kế hoạch rõ ràng, hay rơi vào tình trạng làm nhiều việc cùng lúc hoặc phản ứng thụ động trước các tình huống phát sinh. Khi chủ động lập kế hoạch, bạn sẽ nâng cao hiệu suất và giảm thiểu xao nhãng cũng như sai sót.

Kỹ thuật mà bạn nên áp dụng là time blocking: mỗi tối, bạn lên lịch cho ngày hôm sau bằng cách phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho từng đầu việc trên lịch cá nhân. Hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và tính cấp thiết của từng nhiệm vụ. Sau đó, bạn cần cố gắng tuân thủ thời gian biểu này càng sát càng tốt, nhưng vẫn để dư một chút thời gian linh hoạt để xử lý những tình huống bất ngờ.

Sử dụng Phần mềm để tiết kiệm thời gian 

Các công nghệ tự động hóa sẽ giúp bạn rút ngắn quy trình làm việc và tập trung vào những nhiệm vụ thực sự tạo ra giá trị cho công việc. Việc số hóa tài liệu cũng làm giảm rủi ro sai sót do con người. 

Nếu bạn mới làm quen với ý tưởng tự động hóa, hãy bắt đầu với các phần mềm như:

• Asana
• Wrike
• Trello
• Hootsuite
• Hubspot

Những công cụ này cung cấp nhiều tính năng tự động hóa, chúng cải thiện việc lưu trữ thông tin, tăng hiểu biết về thị trường và nâng cao hiệu suất làm việc. Bạn cũng không cần sử dụng tất cả — vì nhiều công cụ trong số này có chức năng tương tự nhau, hãy chọn một vài cái phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Áp dụng các kỹ thuật quản lý dự án hiệu quả

Việc áp dụng các kỹ thuật quản lý dự án có thể cải thiện đáng kể kỹ năng quản lý thời gian của bạn.

Hãy chia nhỏ dự án thành các mốc công việc cụ thể với thời hạn hoàn thành hợp lý để dễ dàng theo dõi tiến độ. Sử dụng các công cụ quản lý dự án để phân chia nhiệm vụ, cộng tác với khách hàng hoặc đồng nghiệp và giám sát thời gian hoàn thành từng phần công việc. Khi bạn làm việc có tổ chức và tập trung, bạn sẽ đảm bảo được tiến độ giao hàng đúng hạn và duy trì sự hài lòng từ khách hàng.

Thiết kế không gian làm việc chuyên nghiệp

Khi làm việc tại nhà, bạn có thể sẽ gặp khó khăn trong việc thư giãn vào thời gian rảnh. Ví dụ như lúc nào đầu óc cũng luẩn quẩn nghĩ đến những dự án chưa hoàn thành hay những email khách hàng chưa kịp phản hồi. Điều này là dễ hiểu, đặc biệt khi bạn làm việc ngay trong không gian vốn dĩ dùng để nghỉ ngơi. 

Não bộ của chúng ta đơn giản là không biết cách “tắt công tắc” khi không có sự tách biệt rõ ràng giữa công việc và thư giãn. Không có một văn phòng cụ thể khiến cho việc phân biệt giữa giờ làm và giờ nghỉ trở nên gần như bất khả thi — cả về mặt thể chất lẫn tinh thần. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có một vài giải pháp phù hợp giải quyết vấn đề này.

• Dọn dẹp: Dọn dẹp không gian của bạn thật sạch sẽ và loại bỏ bất kỳ thứ gì có mùi khó chịu hoặc có thể cản trở không gian. 
• Lắp đặt các vật dụng thiết yếu: Trước khi sử dụng không gian làm việc mới, bạn sẽ cần lắp đặt các thiết bị như ổ cắm điện, hệ thống làm mát/sưởi, cách nhiệt và các thiết bị an ninh. Những khoản đầu tư này có thể khá tốn kém ban đầu, nhưng chắc chắn sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc trong dài hạn.
• Trang bị nội thất: Không có ý nghĩa gì khi bạn chuyển văn phòng về nhà nhưng vẫn ngồi làm việc trên một chiếc ghế cứng nhắc và bên chiếc bàn ọp ẹp. Hãy đầu tư vào một chiếc ghế công thái học và một chiếc bàn có kích cỡ phù hợp. Nếu còn dư ngân sách, bạn có thể cân nhắc mua thêm một chiếc ghế thư giãn và một tủ lạnh mini để tiện nghỉ ngơi trong ngày.

Những cách này không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn khi ở nhà, mà còn giúp bạn tránh được các vấn đề về sức khỏe trong tương lai. Nếu chưa thể đầu tư một lúc toàn bộ, bạn có thể tiến hành từng bước một và tiết kiệm dần để mua những món đồ này trong vài tháng hoặc vài năm tới.

Thiết lập ranh giới lành mạnh giữa công việc và cuộc sống

Một điều mà bạn cần rèn luyện là quản lý kỳ vọng và thiết lập ranh giới rõ ràng với người khác. Rất khó để tập trung làm việc khi điện thoại liên tục đổ chuông bởi tin nhắn từ bạn bè hoặc người thân. Và cũng chẳng dễ dàng gì để thư giãn khi khách hàng liên lạc ngay trong thời gian nghỉ ngơi của bạn.

Để giải quyết vấn đề này, bạn nên chủ động thông báo cho bạn bè và gia đình biết giờ làm việc của mình, để họ tránh làm phiền vào những khung giờ đó. Trong thời gian làm việc, hãy chuyển điện thoại sang chế độ “làm việc” để chặn các thông báo không khẩn cấp.

Một điều không kém phần quan trọng là học cách nói "không". Khi làm việc tự do, bạn rất dễ bị cuốn vào việc nhận tất cả các dự án. Việc biết cách từ chối những dự án không phù hợp hoặc những việc mà bạn biết chắc mình không đủ thời gian thực hiện là chìa khóa để giảm bớt căng thẳng và giữ cân bằng cuộc sống.

Kết luận

Làm việc freelancer và tự xoay xở với nhiều khách hàng có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và dẫn đến kiệt sức. Tuy nhiên, với một số kỹ năng quản lý thời gian, bạn có thể theo đuổi sự nghiệp làm việc tự do hiệu quả mà không gặp phải nhiều bất lợi. Hãy bắt đầu bằng cách thiết lập một lịch trình hàng ngày phù hợp với bạn và áp dụng các chiến lược của mình một cách nhất quán mỗi ngày. Bước đầu tiên này sẽ giúp thiết lập nền tảng để cân bằng khối lượng công việc và duy trì đúng tiến độ. 

Hoàng Duyên