Business analyst (BA) là gì? Tìm hiểu vai trò và triển vọng nghề nghiệp

Business Analyst (BA) là gì?

Business Analyst (BA) hay Chuyên viên Phân tích Kinh doanh là người đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa các bộ phận kinh doanh và công nghệ của một công ty, tổ chức kinh doanh.

Mô tả công việc của Business Analyst

Trong một công ty công nghệ, Business Analyst (BA) đóng vai trò cầu nối giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận kỹ thuật, giúp đảm bảo rằng các giải pháp công nghệ được phát triển phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty. Dưới đây là mô tả công việc chi tiết của một Business Analyst trong môi trường công ty công nghệ:

Phân Tích Yêu Cầu Dự Án

• Xác định yêu cầu: Thu thập các yêu cầu chức năng và phi chức năng từ các bên liên quan (stakeholders).
  
  • Phương pháp: Phỏng vấn (Zoom, Teams), hội thảo nhóm (Miro, MURAL), khảo sát (Google Forms, SurveyMonkey), quan sát (Notion, Evernote), phân tích tài liệu (Word, Google Docs).
  • Công cụ: JIRA, Confluence, Trello.
• Phân tích quy trình hiện tại:
  
  • Sơ đồ quy trình: Sử dụng Visio, Lucidchart.
  • Phân tích GAP: Sử dụng Excel, Google Sheets.
  • Đề xuất giải pháp: MindMeister.
• Phân tích nguyên nhân: 5 Whys (Lucidchart), Sơ đồ xương cá (Draw.io).
• SWOT Analysis: Canva, PowerPoint.
• Quản lý và tạo tài liệu yêu cầu:
  
  • Tạo BRD, FRD, TRD (Word, Google Docs, Confluence).
  • Lưu trữ tài liệu: Confluence, SharePoint.
• Quản lý thay đổi yêu cầu: Sử dụng JIRA, ServiceNow.
• Đảm bảo chất lượng:
  
  • Kiểm tra tài liệu: Grammarly, Peer Review.
  • Tiêu chuẩn: BABOK, IEEE.
• Công cụ hỗ trợ: JIRA, Trello, Visio, Power BI, SQL, Zoom, Slack.

Thiết Kế Giải Pháp

• Làm việc với đội ngũ phát triển: Hợp tác chặt chẽ với các nhà phát triển phần mềm và kiến trúc sư hệ thống để thiết kế giải pháp phù hợp dựa trên yêu cầu đã xác định.
• Đề xuất cải tiến công nghệ: Dựa trên kiến thức về công nghệ và hiểu biết về nghiệp vụ, đề xuất những cải tiến trong việc sử dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
• Phác thảo mô hình quy trình: Sử dụng các công cụ như UML hoặc BPMN để tạo ra các sơ đồ luồng quy trình và mô hình dữ liệu nhằm giúp đội ngũ kỹ thuật hiểu rõ hệ thống cần phát triển.

Quản Lý Dự Án

• Theo dõi tiến độ: Giám sát và đảm bảo rằng dự án đang được thực hiện theo đúng kế hoạch, đáp ứng các yêu cầu kinh doanh và thời gian đã định.
• Phối hợp với các đội ngũ: Liên kết giữa các bộ phận, từ đội ngũ kinh doanh đến đội ngũ phát triển và kiểm thử, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ các yêu cầu và mục tiêu chung.
• Đảm bảo chất lượng: Kiểm tra và đánh giá các tính năng được phát triển để đảm bảo rằng chúng phù hợp với yêu cầu ban đầu và giải quyết được các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải.

Phân Tích và Kiểm Thử

• Tham gia vào quá trình kiểm thử:
  
  • Phối hợp với đội QA: Đảm bảo tất cả các chức năng được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi triển khai.
  • Công cụ kiểm thử:
    
    • Selenium: Tự động hóa kiểm thử cho các ứng dụng web.
    • JIRA: Theo dõi lỗi và quản lý quá trình kiểm thử.
    • TestRail: Quản lý test case, theo dõi tiến độ kiểm thử.
    • Postman: Kiểm thử API, kiểm tra tính đúng đắn và hiệu suất của API.
    • JMeter: Kiểm thử tải (load testing), đánh giá hiệu suất của hệ thống.
• Đánh giá dữ liệu:
  
  • Phân tích dữ liệu từ hệ thống để đánh giá hiệu quả của giải pháp và đề xuất tối ưu hóa.
  • Công cụ phân tích dữ liệu:
    
    • Power BI, Tableau: Trực quan hóa dữ liệu, phân tích hiệu suất hệ thống.
    • Google Analytics: Theo dõi hành vi người dùng, đánh giá hiệu quả website.
    • SQL: Truy vấn và phân tích dữ liệu từ cơ sở dữ liệu để tìm ra các xu hướng và vấn đề tiềm ẩn.
    • Excel, Google Sheets: Phân tích dữ liệu cơ bản, so sánh các chỉ số và lập kế hoạch cải tiến.

Quản Lý Thay Đổi (Change Management)

• Lập kế hoạch triển khai: Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và triển khai các giải pháp công nghệ, đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Giám sát và quản lý các thay đổi: Theo dõi các thay đổi phát sinh trong quá trình phát triển và làm việc với các bên liên quan để điều chỉnh kế hoạch khi cần.

Đào Tạo và Hỗ Trợ Người Dùng

• Đào tạo người dùng: Hỗ trợ đào tạo nhân viên và người dùng cuối về cách sử dụng các hệ thống và giải pháp mới được phát triển.
• Tài liệu hóa: Tạo các tài liệu hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ sau khi triển khai.

Phân Tích Dữ Liệu và Đưa Ra Quyết Định Dựa Trên Dữ Liệu

• Sử dụng công cụ phân tích: Dùng các công cụ phân tích dữ liệu như Power BI, Tableau hoặc SQL để truy xuất và phân tích dữ liệu, hỗ trợ quá trình ra quyết định.
• Đưa ra khuyến nghị: Dựa trên dữ liệu thu thập, đưa ra các khuyến nghị cụ thể nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của các hệ thống và quy trình.

Tương Tác với Khách Hàng

• Liên hệ với khách hàng: Đối với các công ty công nghệ có sản phẩm hoặc dịch vụ dành cho khách hàng bên ngoài, BA sẽ tương tác trực tiếp với khách hàng để hiểu rõ nhu cầu và điều chỉnh sản phẩm phù hợp.

Danh sách tuyển dụng vị trí Business Analyst (BA)

Công việc chính của một Business Analyst

Yêu cầu công việc của Business Analyst

• Phân tích yêu cầu:
  
  • Thu thập yêu cầu: Làm việc trực tiếp với các bên liên quan (stakeholders) để thu thập, làm rõ và hiểu rõ các yêu cầu chức năng và phi chức năng.
  • Phương pháp: Sử dụng các kỹ thuật như phỏng vấn, khảo sát, hội thảo nhóm, phân tích tài liệu và quan sát quy trình thực tế để xác định nhu cầu của doanh nghiệp.
  • Công cụ hỗ trợ: JIRA, Confluence, Trello, Google Forms, SurveyMonkey, Microsoft Visio, Lucidchart.
• Giải pháp kinh doanh:
  
  • Phân tích hiện trạng: Đánh giá các quy trình hiện tại (As-Is Process) và xác định các điểm mạnh, yếu, cơ hội và thách thức (SWOT).
  • Đề xuất cải tiến: Dựa trên phân tích GAP, đưa ra các giải pháp tối ưu hóa quy trình kinh doanh nhằm cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
  • Công cụ hỗ trợ: Microsoft Visio, Lucidchart (vẽ sơ đồ quy trình), Power BI, Tableau (phân tích dữ liệu và hiệu suất), MindMeister (lập kế hoạch cải tiến).
• Quản lý dự án:
  
  • Hỗ trợ quản lý dự án: Làm việc với đội ngũ quản lý dự án để theo dõi tiến độ, đảm bảo các yêu cầu được thực hiện đúng và đủ trong quá trình phát triển và triển khai giải pháp.
  • Quy trình: Đảm bảo tuân thủ theo các phương pháp Agile hoặc Waterfall tùy vào yêu cầu của dự án, tham gia các cuộc họp đánh giá (Sprint reviews, Standups) và hỗ trợ quản lý thay đổi yêu cầu.
  • Công cụ hỗ trợ: JIRA (quản lý yêu cầu và theo dõi tiến độ), Microsoft Project, Asana, Monday.com (quản lý dự án).
• Giao tiếp:
  
  • Làm cầu nối giữa các bộ phận kỹ thuật và kinh doanh: Đảm bảo thông tin giữa các nhóm được truyền tải rõ ràng và chính xác, giải thích các yêu cầu kinh doanh cho đội kỹ thuật và truyền đạt các giải pháp kỹ thuật cho các bên liên quan.
  • Giao tiếp thường xuyên: Tổ chức các cuộc họp định kỳ để báo cáo tiến độ và thu thập phản hồi từ các bên liên quan.
  • Công cụ hỗ trợ: Microsoft Teams, Zoom (họp trực tuyến), Slack (giao tiếp nhóm), Confluence (tài liệu và thông tin dự án), Microsoft PowerPoint (thuyết trình và trình bày giải pháp).

Kỹ năng cần thiết của một Business Analyst

• Kỹ năng phân tích và tư duy phản biện: Khả năng phân tích các quy trình kinh doanh và đưa ra các đề xuất cải tiến.
• Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức: Hỗ trợ quản lý dự án và đảm bảo các nhiệm vụ hoàn thành đúng thời hạn.
• Kỹ năng giao tiếp và giải thích: Truyền đạt hiệu quả giữa các bên liên quan và đội ngũ phát triển.
• Hiểu biết về công nghệ: Nắm vững các công nghệ và công cụ để áp dụng trong quá trình làm việc, đồng thời có thể trao đổi với đội ngũ kỹ thuật về các giải pháp được triển khai.

Business Analyst trong doanh nghiệp số

Tầm quan trọng của Business Analyst trong doanh nghiệp

• Tối ưu hóa quy trình:
  
  • Phân tích quy trình hiện tại: Business Analyst (BA) phân tích chi tiết các quy trình kinh doanh hiện tại để xác định những điểm yếu, nút thắt và những cơ hội cải thiện. BA thường sử dụng các phương pháp như phân tích GAP, sơ đồ quy trình (BPMN) và các công cụ như Microsoft Visio hoặc Lucidchart để mô hình hóa quy trình kinh doanh hiện tại (As-Is) và đề xuất quy trình mới (To-Be).
  • Đề xuất giải pháp: Dựa trên phân tích, BA đưa ra các đề xuất cải tiến nhằm tối ưu hóa quy trình, loại bỏ các bước không cần thiết và giảm thiểu thời gian xử lý. Ví dụ, BA có thể giới thiệu các hệ thống tự động hóa hoặc tích hợp công nghệ mới để nâng cao hiệu quả công việc.
  • Công cụ hỗ trợ: Microsoft Visio, Lucidchart (mô hình hóa quy trình), Power BI, Tableau (phân tích dữ liệu quy trình và hiệu suất).
  • Lợi ích:
    
    • Tối ưu hóa quy trình giúp giảm chi phí vận hành và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
    • Quy trình được tối ưu hóa dẫn đến việc cải thiện hiệu suất, giảm sai sót, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng cường hiệu quả làm việc:
  
  • Tăng năng suất nhân viên: BA giúp phát hiện và loại bỏ các hoạt động không hiệu quả hoặc dư thừa trong quy trình làm việc. Ví dụ, khi phân tích các công đoạn xử lý đơn hàng, BA có thể tìm cách tự động hóa các bước thủ công, từ đó giúp nhân viên có thể tập trung vào những công việc giá trị cao hơn.
  • Cải thiện quản lý tài nguyên: BA cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quản lý tài nguyên của doanh nghiệp, từ việc sử dụng nhân lực, tài chính, cho đến công nghệ. Họ đảm bảo rằng tài nguyên được phân bổ đúng cách và sử dụng tối ưu để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh.
  • Công cụ hỗ trợ: JIRA, Confluence, Monday.com (quản lý dự án), Excel, Google Sheets (phân tích tài nguyên).
  • Lợi ích:
    
    • Doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn trong việc sử dụng tài nguyên và thời gian.
    • Năng suất nhân viên tăng lên nhờ vào việc loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết và tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Hỗ trợ ra quyết định:
  
  • Cung cấp dữ liệu và thông tin phân tích: BA thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó trình bày những thông tin này một cách rõ ràng và có hệ thống để giúp ban lãnh đạo ra quyết định. Các công cụ phân tích như Power BI, Tableau giúp BA tạo ra các báo cáo trực quan, cung cấp góc nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
  • Đưa ra các phân tích dựa trên số liệu: BA không chỉ dựa vào cảm tính mà dựa vào dữ liệu thực tế và các xu hướng thị trường để đề xuất các chiến lược phù hợp. Các phân tích về hiệu suất kinh doanh, thị trường, và dữ liệu khách hàng giúp BA đưa ra các khuyến nghị cụ thể và có giá trị trong quá trình ra quyết định.
  • Hỗ trợ quyết định chiến lược: BA không chỉ tham gia vào các quyết định ngắn hạn mà còn đóng góp vào các quyết định chiến lược dài hạn của doanh nghiệp, như mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới, hoặc tái cấu trúc quy trình kinh doanh.
  • Công cụ hỗ trợ: Power BI, Tableau (trực quan hóa và phân tích dữ liệu), Google Analytics (theo dõi và phân tích dữ liệu khách hàng), SQL (truy vấn và phân tích dữ liệu).
  • Lợi ích:
    
    • Các quyết định được đưa ra dựa trên số liệu cụ thể, giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao khả năng thành công.
    • Thông tin từ BA giúp ban lãnh đạo nhìn nhận rõ hơn về tình hình thực tế, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Phân biệt BrSE và BA: Công việc và Mức lương